En vanlig fråga vi får av våra kunder är om man måste spara papperskvittot. Till att börja med ska vi klargöra att det rått delade meningar om detta bland landets redovisningsbyråer, där vissa sagt att man i fall då det handlar om utlägg kunnat slänga kvittot. Vår hållning har alltid varit enligt försiktighetsprincipen. Det vill säga att vi som bokföringsbyrå rekommenderar alla kunder att agera på ett sätt som gör att vi vet att ingen myndighet eller revisor skulle kunna anmärka på företagets bokföring.

Rent konkret kan sägas att vi och alla andra redovisningsbyråer varit överens om kvitton/köp som direkt betalas av företaget med t.ex. ett företagskort. Där har aldrig funnits några tvivel och dessa kvitton måste alltid sparas av bolaget. Diskussionen har istället rört det som kallas utlägg. Alltså att en anställd gör ett köp med ett privat kort, och därefter får motsvarande belopp utbetalat på sin lön. Man har på detta sätt kunnat hävda att originalkvittot faktiskt tillhör privatpersonen, och att det räckt med en elektronisk kopia som underlag i företagets bokföring. Vår inställning har varit att även detta kvitto behöver sparas givet att det i många fall blir mer av en kosmetisk skillnad i mindre företag vem som de facto gör köpte och med vilket kort det görs. Syftet är oförändrat och således även vem som skall ha kvittot. Vi har alltid bett våra kunder även spara dessa kvitton, och våra processer är därmed utformade att funka lika smidigt oavsett om köp görs med företagskort eller privatkort.

I april i år kom även “domen” från Bokföringsnämnden, som delar Bokoredos uppfattning. Det går alltså inte att slänga papperskvittot bara för att köpet gjorts med ett privat kort som utlägg. Utan även kvitton för utlägg måste sparas. Med detta sagt är vi såklart emot allt var papper heter då vi tycker en digital process alltid är smidigare. Men innan dess utvecklingen kommer ikapp oss, så är det trots allt viktigt att sköta saker på rätt sätt så vi som redovisningsbyrå garanterar våra kunder en korrekt bokföring som klarar alla tänkbara kvalitetskrav. Det är trots allt därför man vänder sig till en modern och ansvarsfull redovisningsbyrå; för att själv slippa göra saker men ändå sova gott om natten.