Låt oss säga att du driver ett företag och går in på en butik för att köpa en dator du ska använda på ditt kontor. Med dig har för att hålla det riktigt enkelt ett par tusenlappar i kontanter. Du betalar i kassan, och går tillbaka till kontoret med din nya dator (och ett kvitto såklart). Hur ska då denna transaktion bokföras? Och var i det hela uppstår den “dubbla bokföringen”?

Enkelt sagt innebär dubbel bokföring att varje transaktion syns på två ställen i bokföringen. För att föra in något alls på ett konto, som t.ex. kassan eller varulager, måste även ett annat konto påverkas. I exemplet ovan så minskar man t.ex. kontot “kassa”, och istället så dyker motsvarande summa (värdet av datorn) upp i bokföringen som en “förbrukningsinventarie” (lite beroende på hur dyr datorn är, men exemplet syftar till att förklara dubbel bokföring, och inte specifikt kontering av en dator i detta fall). Så, i bokföringen kan man säga att man kan förklara hur tillgångarna/skulderna etc. i ett bolag har uppstått. Det går aldrig att bara trolla fram en dator eller pengar i ett företag tack vare att vi sedan italienarna uppfann systemet på 1400-talet använder dubbel bokföring som standard. En skuld kan inte uppstå ur tomma intet, och en summa pengar kan aldrig bara uppstå på ett bank-konto, utan måste ha en förklaring såsom “varuförsäljning” etc. Dubbel bokföring ger således en bra överblick över ett bolags transaktioner och förklarar flödet av värden på ett sätt som aldrig annars varit möjligt.